Ofis ve Büro Taşımacılığı: İş Hayatınız Kesintiye Uğramasın

Ev taşımak kişisel bir süreçtir. Ancak ofis taşımak ticari bir operasyondur. Bir şirketin adres değiştirmesi sadece eşyaların yer değiştirmesi değildir. Aynı zamanda iş akışının, verilerin ve kurumsal düzenin transferidir. Bu süreçte yapılacak en küçük hata, maddi kayıplara yol açabilir. Müşteri kaybına neden olabilir.

Ofis taşımacılığı, evden eve nakliyattan çok daha farklı dinamiklere sahiptir. Hız, disiplin ve gizlilik esastır. Masaların üzerindeki tek bir evrak bile kaybolmamalıdır. Serverlar ve bilgisayarlar zarar görmemelidir. Çünkü ofisiniz kapalı kaldığı her saat size para kaybettirir.

Bu rehberde, sorunsuz bir ofis değişikliği için atılması gereken adımları derledik. Kurumsal taşımacılığın inceliklerini sizin için yazdık. İşte nakliyat.rehberi.com uzmanlığıyla, profesyonel ofis taşımanın yol haritası.

1. Ofis Taşımacılığını Ev Taşımadan Ayıran Farklar
Birçok nakliye firması “her şeyi taşırız” der. Ancak ofis taşımacılığı uzmanlık ister. Aradaki farkları bilmek, doğru firmayı seçmenize yardımcı olur.

Zaman Baskısı: Ev taşınırken bir gün geç yerleşmek sorun olmayabilir. Ancak ofiste işlerin durması kaosa yol açar. Bu yüzden ofis nakliyesi genelde hafta sonu veya gece yapılır.

Hassas Elektronikler: Evlerde bir tane modem varken, ofislerde server kabinleri, onlarca bilgisayar ve yazıcılar vardır. Bunların taşınması teknik bilgi gerektirir.

Arşiv ve Evraklar: Ofislerin en değerli hazinesi verileridir. Dosyaların karışmaması, sıralamanın bozulmaması hayati önem taşır.

Mobilya Yapısı: Ofis mobilyaları (çalışma istasyonları, toplantı masaları) genelde modülerdir ve sökülmesi karmaşıktır. Profesyonel marangozluk hizmeti şarttır.

2. Taşınma Öncesi Planlama ve Koordinasyon
Başarılı bir ofis taşımasının sırrı, iyi bir koordinasyondur. Karar verdiğiniz an planlamaya başlamalısınız.

Bir Sorumlu Belirleyin: Şirket içinden bir kişiyi “Taşınma Koordinatörü” olarak atayın. Tüm süreç bu kişi üzerinden yürüsün. Çok başlılık kafa karıştırır.

Envanter Çıkarın: Hangi masanın kime ait olduğunu, kaç bilgisayar taşınacağını listeleyin.

Yeni Ofisi Hazırlayın: Taşınma günü gelmeden yeni ofisin elektrik, internet ve ağ altyapısı hazır olmalıdır. Eşyalar geldiğinde priz aramakla vakit kaybetmeyin.

Yerleşim Planı Çizin: Hangi departmanın nereye oturacağını kağıt üzerinde belirleyin. Nakliye ekibine bu planı verin. Böylece eşyalar doğrudan ilgili odaya gider.

3. Arşivleme ve Dosyaların Paketlenmesi
Ofis taşınırken en büyük korku evrak kaybıdır. Yılların birikimi olan dosyalar güvende olmalıdır.

Sıralı Paketleme: Klasörleri raflardan sırasıyla alın. Kolilere numara verin. “Muhasebe – Dolap 1 – Raf 2” gibi detaylı etiketleme yapın.

Kişisel Eşyalar: Çalışanlardan kendi masalarındaki özel eşyaları (kalemlik, fotoğraf çerçevesi, kupa) kendilerinin kolilemesini isteyin. Herkes kendi kolisinin üzerine ismini yazmalıdır.

Gizlilik: Şirket sırrı içeren veya mali değeri olan belgeleri nakliye firmasına vermeyin. Bu tarz kritik belgeleri yöneticiler kendi araçlarıyla taşımalıdır.

4. Elektronik Cihazların Güvenliği
Ofisin kalbi bilgisayarlardır. Onların başına gelecek bir kaza, işleri durma noktasına getirir.

Yedekleme Yapın: Taşınma öncesi tüm bilgisayarların ve özellikle ana sunucunun (server) yedeğini mutlaka alın.

Kabloları Ayırın: Her bilgisayarın kablolarını (güç kablosu, mouse, klavye) bir poşete koyun. Poşeti bilgisayarın üzerine bantlayın. Kablo karışıklığını önlemenin tek yolu budur.

Özel Ambalaj: Monitörler ve kasalar balonlu naylonlarla (patpat) kalın bir şekilde sarılmalıdır. Mümkünse orijinal kutuları kullanılmalıdır.

Server Taşıma: Server kabini en hassas parçadır. Sarsıntıdan etkilenmemesi için özel süngerli kasalarda veya araç içinde sabitlenerek taşınmalıdır.

5. Mobilya Montaj ve Demontaj İşlemleri
Ofis mobilyaları genellikle büyük ve ağırdır. Toplantı masaları tek parça halinde kapıdan çıkmaz.

Uzman Marangoz: Anlaştığınız nakliye firmasında profesyonel mobilya ustası olduğundan emin olun. Ofis mobilyalarının bağlantı noktaları hassastır. Yanlış sökülürse tekrar kurulduğunda sallanır.

Parçaları Saklama: Sökülen vidalar ve bağlantı aparatları kaybolmamalıdır. Her mobilyanın vidası ayrı bir poşete konup, o mobilyanın bir parçasına bantlanmalıdır.

Dosya Dolapları: Dolapların içi boşaltılmadan taşınmamalıdır. Dolu dolaplar hem çok ağırdır hem de taşınırken esneme yapıp kırılabilir.

6. Sigortalı Ofis Taşımacılığı
Ev eşyaları değerlidir ama ofis demirbaşlarının maliyeti çok daha yüksektir. Milyonluk cihazlar taşınıyor olabilir.

Emtia Sigortası: Nakliye firmasının sunduğu sigortanın limitlerini kontrol edin. Standart sigorta, ofisinizdeki tüm elektronik cihazları karşılamayabilir. Gerekirse ek sigorta talep edin.

Sözleşme Detayları: Sözleşmeye taşınma tarihini ve saatini net yazın. Gecikme durumunda firmanın tazminat ödeyeceği maddesini ekletin. Çünkü ticari hayatta zaman paradır.

7. Nakliye Firması Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Ofis taşıtmak, ev taşıtmaya benzemez. Referanslar çok önemlidir.

Kurumsal Referanslar: Firmaya “Daha önce hangi şirketi taşıdınız?” diye sorun. Referans listesi isteyin. Kurumsal firmalarla çalışmış nakliyeciler sürece daha hakimdir.

K1 ve K3 Belgesi: Firmanın ticari taşımacılık yapmaya yetkili olup olmadığını belgeleriyle kontrol edin.

Fatura: Ofis taşıması ticari bir giderdir. Nakliye ücretini gider olarak gösterebilirsiniz. Bu yüzden mutlaka faturalı çalışan, resmi firmaları tercih edin.

Profesyonelliği Tercih Edin
Ofisiniz, markanızın vitrinidir. Taşınma süreci de bu vizyona yakışır şekilde olmalıdır. Gürültülü, kavgalı, plansız bir taşınma süreci çalışanlarınızın motivasyonunu düşürür. Müşterileriniz nezdinde imajınızı zedeler.

İyi planlanmış, profesyonel bir ekiple yapılan taşınma ise yeni ofisinize enerji dolu başlamanızı sağlar.

Nakliyat Rehberi olarak, iş dünyasının hızına ayak uyduran, kurumsal taşımacılıkta uzmanlaşmış firmaları bir araya getiriyoruz. Sitemizdeki “Ofis ve İş Yeri Taşıma” kategorisini inceleyerek, referansları güçlü firmalardan teklif alabilirsiniz.

İşiniz hiç durmasın, yeni ofisiniz size bereket getirsin!